Como gerente o propietario de una pyme, la auto atención de su centralita virtual dirige las acciones de las personas que llaman.
Entre otras cosas le da una pauta de que tipo y que personalidad tiene su negocio.
Como mínimo, el IVR o la auto atención de su centralita virtual debería intentar no cometer los siguientes errores más comunes:
- No intente que parezca que su empresa suene más grande.
Ha ocasiones en el que el menú de la centralita virtual supera las 10 opciones y, la mayoría de ellas se redirigen a un mismo contacto. Presiona la opción que presione el cliente, la llamada se redirige a la misma persona.
Muchas veces es mejor hacer un menú de opciones mas pequeño y acorde con el personal de la empresa. De esta manera, la atención telefónica será más eficaz.
- No tener auto atención o IVR en la centralita.
Muchas pymes están acostumbradas a atender a los clientes con sus teléfonos móviles y cuando instalan una centralita virtual suelen seguir pasando las llamadas entrantes directamente a los teléfonos móviles.
Esta configuración no es la mas recomendable, ya que afecta a la imagen de la empresa y, a los limites entre usted y sus clientes.
Recomendamos la utilización de una auto atención amigable y profesional combinada a ser posible, con una recepcionista.
- Las opciones mas importantes del IVR de la centralita virtual se confunden en él menú.
Es importante identificar las opciones mas importantes para destacarlas las primeras del menú, ya que, si no es así, corremos el riesgo de que se pierdan en un menú demasiado amplio.
Seleccione las cinco razones más importantes por las que los clientes suelen llamar y apílelas de acuerdo con la urgencia / popularidad.
- Cuidar la grabación de las locuciones del IVR de la centralita virtual.
Es muy importante cuidar todos los detalles, mas cuando se trata de la imagen de su empresa.
Hay clientes que graban las locuciones con su terminal móvil o con micrófonos que no son los más adecuados.
En VoIPer ofrecemos bien la posibilidad de grabar las locuciones con un robot que esta muy conseguido y, además lo puede hacer en varios idiomas o bien la posibilidad de que las locuciones las grabe un locutor profesional en un estudio de grabación con un resultado excelente.
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